Rekisteriseloste

Rekisterin pitäjä
20Rooms Oy
Kyläkaivontie 6 D, 01350 Vantaa
info@20rooms.fi
0406582939

Tietosuojavastaava
Elosin Oy
Kyläkaivontie 6 D, 01350 Vantaa
info@20rooms.fi
0406582939

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaiden ja asiakasyritysten henkilötietoja seuraavin tarkoituksin:

• asiakassuhteen
  hoitaminen ja kehittäminen
• varausten
  hoitaminen
• maksaminen,
  maksujen valvonta ja perintä
• rekisterinpitäjän
  palvelujen markkinointi
• rekisterinpitäjän
  liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen
• asiakkaiden
  majoittumiseen liittyvien valintojen ja toiveiden seuraaminen, analysointi ja
  siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen
• kanta-asiakkaiden
  toiveiden huomioon ottaminen ja asiakaspalvelun kehittäminen sekä tarjonnan kohdistaminen
• lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi,
  esimerkiksi koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten (esimerkiksi
  poliisi) lakiin perustuvat tietopyynnöt.

2. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaista kerätään ja säilytetään seuraavat tiedot:

• asiakastiedot: nimi, yhteystiedot (matkapuhelinnumero,
  sähköpostiosoite, osoite), syntymäaika, henkilötunnus tai matkustusasiakirjan
  numero, kansalaisuus ja asiointikieli, asiakkaan kanssamatkustajien nimet,
  laskutusyhteystiedot, yritysten ja yhteisöjen Y-tunnus, maksukortin tiedot
• asiakaspalautetiedot
• varaustiedot (esim. tiedot edellisistä,
  tulevista ja perutuista varauksista sekä niiden lukumäärä ja varausreitti)
• asiakkaan toiveisiin ja valintoihin liittyvät
  tiedot, esimerkiksi huonetoiveet
• asiakkaan maksutapa- ja maksukäyttäytymistiedot
  (mukaan lukien maksuviivetiedot) sekä laskutustiedot
• lainsäädännön mukaiset suoramainonnan,
  etämyynnin ja muun suoramarkkinoinnin kieltotiedot
• muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot
  (esim. tiedot asiakkaan ilmoittamista liikuntarajoituksista, vammoista ja
  sairauksista, jotka ovat tarpeellisia hänen pyytämänsä palvelun
  toteuttamiseksi)
• tarvittaessa valvontakameroiden kuvamateriaalia,
  mikäli epäilemme rikosta tai väärinkäyttöä
• työpaikan tiedot, mikäli yrityksellä on rekisterinpitäjän
  kanssa yhteistyösopimus
• asiakkaan täyttämän lain vaatiman
  matkustajailmoituksen, jonka kopio luovutetaan Suomen Poliisille

3. Asiakasrekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Keräämme tietoa asiakkaista ja asiakasyrityksistä asiakkaan suostumuksella. Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkaan suostumuksella hänen haluamiensa palveluiden toteuttamiseksi.

Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka vastaanotamme seuraavasti:

• asiakas asioi suoraan kanssamme ja luovuttaa
  tiedot puhelimessa, sähköpostilla tai muulla tavoin.
• asiakas asioi jälleenmyyjän kanssa (esim.
  Booking.com) ja luovuttaa tiedot heille.
• asiakkaan täytettyä matkustajailmoitus
  majoituksen aikana.
• muista lähteistä soveltuvien lakien sallimassa
  laajuudessa (esim. Kaupparekisteri, Väestötietojärjestelmä tai Postin
  osoitejärjestelmä)

4. Henkilötietojen säilyttäminen ja poistaminen rekisteristä

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötiedot poistetaan ja paperilla olevat tiedot tuhotaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi. Jos asiakas ei käytä talon palveluja, hänet tulkitaan potentiaalisena asiakkaana 2 vuotta viimeisen tuotteen käytön jälkeen. Sen jälkeen asiakkaan tiedot anonymisoidaan.

5. Tietojen säännönmukainen luovutus

Voimme luovuttaa henkilötietoja muille mahdollisille konserniin kuuluville yrityksille soveltuvan lain sallimissa rajoissa tässä selosteessa kuvattuja tarkoituksia varten, mukaan lukien tuotteiden ja palveluiden markkinointiin. Voimme myös luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, esimerkiksi toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttamiseksi tai oikeudenkäyntimenettelyihin liittyen; kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti.

Rekisteriseloste on nähtävissä internetsivuilla www.20rooms.fi sekä hotellin toimistossa osoitteessa Kyläkaivontie 6 D, Vantaa.

Rekisterin tietoja ei siirretä tai luovuteta, eikä niitä käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

6. Rekisteröidyn oikeudet

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa henkilötiedot ja hän voi milloin tahansa pyytää niiden oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Asiakkaalla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten, sekä peruuttaa annettu suostumus tietojen käsittelyyn niiltä osin, kuin käsittely perustuu suostumukseen.

Asiakkaalla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojen käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.

Käsitellessämme henkilötietoja suostumuksen perusteella asiakkaalla on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

Asiakas voi käyttää oikeuksiaan lähettämällä pyynnön meille osoitteeseen info@20rooms.fi.

Asiakkaalla on oikeus häntä koskevien tietojen siirrosta järjestelmästä toiseen.

Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle häntä koskevien tietojen käsittelystä.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet, mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet, henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi.

Matkustajailmoituksia säilytetään lukollisessa tilassa ja tietokoneeseen on pääsy vain salasanalla.

Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimenpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme asiakkaalle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

9. Työntekijöitä koskevat henkilötiedot

Keräämme ja säilytämme työntekijöistä seuraavat tiedot:

nimi, henkilötunnus, kotiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, palkanmaksun tilinumero, verotiedot sekä työsopimus ja muut työsuhteeseen oleellisesti liittyvät asiakirjat ja tiedot.

Noudatamme lain vaatimia säilytysaikoja virallisissa tositteissa, kuten palkanmaksussa, työtodistuksissa ja vakuutustiedoissa. Muut työntekijän tiedot säilytämme työsuhteen ajan ja sen jälkeen, niin kauan kuin katsomme sen olevan tarpeellista esimerkiksi tulevia yhteydenottoja varten. Tietoja ei luovuteta eteenpäin, paitsi Suomen viranomaistoimien tai työntekijän itse niin vaatiessa.

10. Rekisteriselosteen muuttaminen

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä selostetta.